E-ticarette e-Arşiv ve e-Fatura

İnternetten satış yapan işletmeler faturalarını elektronik olarak düzenler. Hangi müşteriye hangi belgenin kesileceği ve bunun sipariş akışında hangi anda yapılacağı, ay sonu muhasebe yükünü doğrudan belirler.

e-Arşiv mi, e-Fatura mı?

Vergi Usul Kanunu kapsamındaki elektronik belge düzenlemelerinde iki temel belge vardır. e-Fatura, alıcısı da e-Fatura sistemine kayıtlı olan mükelleflere düzenlenir. e-Arşiv fatura ise e-Fatura sistemine kayıtlı olmayan alıcılara, özellikle bireysel tüketicilere düzenlenir. İnternet satışlarında düzenlenen e-Arşiv faturalar için ayrıca belirli bilgilerin (örneğin ödeme ve gönderim bilgileri) belgede yer alması gerekir.

Alıcının e-Fatura mükellefi olup olmadığı entegratörün sorgusuyla belirlenir; yazılım bu kontrolü sipariş anında ya da fatura kesimi sırasında yapmalıdır.

Entegratör nedir?

Elektronik belgeler doğrudan ya da özel entegratörler aracılığıyla düzenlenir. QNB eSolutions, Sovos, e-Logo, Uyumsoft, EDM Bilişim ve İzibiz gibi entegratörler, belgenin oluşturulması, imzalanması, alıcıya iletilmesi ve saklanması hizmetini verir. E-ticaret yazılımı entegratöre sipariş verisini gönderir; belge tasarımı ve saklama entegratör tarafında yönetilir.

Fatura ne zaman kesilmeli?

E-ticarette yaygın yaklaşım, faturanın sipariş kargoya verildiğinde kesilmesidir. Böylece iptal edilen siparişler için fatura kesilip iptal edilmesi gerekmez ve belge paketle aynı anda müşteriye ulaşır. Belgenin hangi süre içinde düzenlenmesi gerektiği mevzuatla belirlenmiştir; otomatik kesim bu süreyi kaçırma riskini ortadan kaldırır.

1. Sipariş onaylanır, ödeme alınır.
2. Ürünler toplanıp paketlenir, kargo etiketi oluşturulur.
3. Kargo firması paketi teslim alır; sipariş “kargoya verildi” olur.
4. Yazılım entegratöre belge verisini gönderir; e-Arşiv ya da e-Fatura numarası ve ETTN siparişe yazılır.
5. Belge müşteriye e-postayla iletilir.

Cironya’da Ayarlar › e-Fatura bölümünde entegratör, seri ve otomatik kesim seçilir. Fatura ve irsaliye ekranında kargoya verildiği hâlde belgesi oluşmamış siparişler ayrı bir uyarıyla listelenir ve toplu kesim yapılabilir.

İade ve iptal

İade edilen ürünlerde belge süreci, alıcının durumuna ve entegratörünüzün sunduğu yöntemlere göre yürür; bireysel müşteri iadelerinde gider pusulası ya da iade faturası gibi uygulamalar mali müşavirinizin yönlendirmesiyle seçilir. Yazılımın görevi, iade tutarını ve iade edilen satırları doğru hesaplayıp muhasebeye hazır sunmaktır.

Pazaryeri siparişleri

Pazaryerinden gelen siparişlerde faturalamanın kim tarafından ve nasıl yapılacağı pazaryerinin kurallarına bağlıdır. Çoğu durumda satıcı faturayı kendisi keser ve pazaryerine belge bilgisini iletir. Aynı entegratör ve aynı akış kullanıldığında bütün kanallardaki belgeler tek yerde toplanır.

Kontrol listesi

• Fatura serilerinizi entegratörde ve yazılımda aynı tanımlayın.
• Kurumsal fatura alanlarını ödeme adımında isteğe bağlı ama kolay bulunur yapın.
• Kargoya verilip belgesi oluşmayan siparişleri her gün kontrol edin.
• Ay sonunda belge sayısı ile sipariş sayısını karşılaştırın.

Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır; kendi işletmeniz için hukuki danışmanınıza danışın. Belge türleri ve süreler için mali müşavirinize de başvurun.

Ödeme adımında fatura bilgisi

Kurumsal fatura isteyen müşteri için ödeme adımında “Kurumsal fatura istiyorum” seçeneği bulunmalı; seçildiğinde unvan, vergi dairesi ve vergi kimlik numarası alanları açılmalıdır. Bu alanları her müşteriye zorunlu göstermek ödeme formunu uzatır, hiç göstermemek ise kurumsal müşteriyi kaybettirir. Vergi kimlik numarasının hane sayısı ve biçimi ödeme anında kontrol edilmelidir.

B2B bayi hesaplarında fatura bilgisi bayi kartında hazır tutulur; bayinin her siparişte yeniden yazması gerekmez. Bayi siparişleri cari hesaba yazıldığında, belge yine kargo çıkışında kesilir ve cari ekstrede görünür.

Muhasebe ile mutabakat

Ay sonunda üç listeyi karşılaştırın: kargoya verilen siparişler, kesilen belgeler ve ödeme sağlayıcısından yatan tutarlar. İptal edilen, iade edilen ve kısmi gönderilen siparişler bu karşılaştırmada ayrıca işaretlenmelidir. Cironya’nın Raporlar › Muhasebe sekmesi net satış, KDV, iade ve komisyonu dönem bazında birlikte verir; dışa aktarılan dosya mali müşavirinizle paylaşılabilir.

• Belgesi olmayan kargolu sipariş kalmasın.
• İade tutarları dönem raporunda düşülmüş olsun.
• Pazaryeri siparişlerinin belgeleri ayrı süzgeçle kontrol edilsin.

Elektronik belge süreci kurulduktan sonra çoğunlukla görünmez hâle gelir; bu iyi bir işarettir. Yine de mevzuattaki değişiklikleri ve entegratörünüzün duyurularını takip edin, yeni bir zorunlu alan eklendiğinde yazılımınızın da güncellendiğinden emin olun.